Apa itu Backlog? Definisi, Manfaat, Jenis & Cara Membuatnya

Apa itu Backlog?

Backlog adalah istilah yang mengacu pada daftar pekerjaan yang perlu diselesaikan atau ditangani oleh sebuah tim atau individu.

Istilah backlog ini sering digunakan dalam proses pengembangan produk, dapat berupa perangkat lunak oleh DevOps engineer, produk bisnis secara umum, atau bahkan dalam manajemen proyek berskala besar.

Backlog adalah daftar tugas dalam manajemen produk yang diatur berdasarkan tingkat atau skala prioritas agar proses penyelesaiannya dapat berjalan dengan lebih efektif. 

Backlog juga membantu mempermudah kerjasama tim dan memastikan bahwa pekerjaan paling krusial dijadikan prioritas dan diberi perhatian lebih.

Dalam proses pengembangan produk, daftar prioritas pengerjaan tugas ini biasa disebut sebagai product backlog. 

Bagaimana Penentuan Skala Prioritas pada Backlog?

Product backlog adalah teknik yang efektif untuk memecah tugas-tugas berdasarkan skala prioritas. 

Secara keseluruhan, teknik ini melibatkan pembagian tugas ke dalam beberapa kelas dan periode waktu tertentu untuk menciptakan proses pengerjaan yang lebih terstruktur.

Adapun sejumlah faktor yang dijadikan dasar dalam penentuan prioritas ini antara lain:

• Nilai Produk: Seberapa besar kontribusi tugas terhadap nilai keseluruhan produk.
• Kompleksitas Produk: Sejauh mana suatu tugas memerlukan keahlian dan sejauh mana kebutuhan pengguna dapat terpenuhi.
• Fungsionalitas: Sejauh mana fungsi produk bergantung pada elemen-elemen lain dalam proses pengembangan.
• Anggaran: Pertimbangan biaya pengembangan, potensi pendapatan, dan dampak finansial terkait.
• Analisa Produk dan Pasar: Sejauh mana produk memenuhi kebutuhan dan ekspektasi pasar.
• Kapabilitas dan Risiko Proyek: Evaluasi tingkat kesulitan dan risiko pelaksanaan tugas.

Mengapa Backlog Penting?

Setelah mengetahui apa itu backlog, Anda mungkin penasaran mengapa backlog ini penting bagi tim perancangan dan pengembangan produk. 

Secara umum, backlog adalah daftar tugas yang akan terus berlanjut dan mencakup segala aspek pengembangan dan manajemen produk. 

Keberadaannya tentu sangat penting karena hanya dengan backlog inilah efisiensi waktu dan alur kerja dalam pengembangan produk dapat berjalan lancar dan meminimalisir adanya hambatan. 

Product backlog adalah wadah yang berperan untuk menampung berbagai masukan terkait pengembangan dan manajemen produk, yang dapat membahas fitur atau peningkatan kualitas atas suatu produk. 

Dengan adanya product backlog, seluruh ide dan saran tersebut dapat tetap terdokumentasi bersamaan dengan banyak prioritas lainnya. 

Saat tiba saatnya untuk mengevaluasi, product owner (orang yang bertanggung jawab atas proyek dan product backlog) dapat melangsungkan diskusi untuk menentukan apakah saran yang tercatat pada daftar backlog patut diimplementasikan atau tidak. 

Tujuan dan Manfaat Product Backlog

Perlu dicatat bahwa, product backlog ini juga mencakup jenis seperti perbaikan bug, penambahan fitur baru, dan pembaruan infrastruktur. 

Oleh karena itu, product backlog tidak hanya berperan sebagai pemandu agar tugas berjalan efisien tetapi juga sebagai manajemen landasan yang solid untuk meningkatkan kualitas dan responsivitas terhadap kebutuhan pasar.

Adapun beberapa tujuan dari product backlog adalah:

• Meningkatkan fokus tim terhadap prioritas tugas yang harus dikerjakan namun tidak melupakan tugas lainnya. 
• Membantu tim mendapatkan pandangan yang jelas tentang tugas-tugas yang perlu diselesaikan. 
• Meminimalisir miskomunikasi dan meningkatkan sinergi antar tim pengembangan tentang tugas yang harus diselesaikan.
• Membantu dalam memperkirakan, menyempurnakan, dan memprioritaskan tugas-tugas yang akan diselesaikan di masa mendatang.
• Meningkatkan akurasi pengembangan produk dan meminimalisir kesalahan selama proses pengembangan software.

Tipe Backlog

Secara umum, terdapat 3 jenis backlog yang dikategorikan berdasarkan jenis tugasnya. Berikut penjelasan selengkapnya. 

1. Architectural Backlog

Architectural backlog adalah salah satu bagian vital dalam pengembangan perangkat lunak yang memastikan keberlanjutan dan daya tangguh sistem. 

Fokus utamanya adalah membangun, memelihara, dan meningkatkan arsitektur sistem. Oleh karena itu, penjelasan tugas dalam architectural backlog umumnya menggunakan kalimat singkat, padat, dan jelas guna memberi arahan konkret kepada tim pengembangan.

Contoh: “Lakukan upgrade pada cmlabs tools ke versi terbaru”

2. Functional Backlog

Berbeda dengan tipe sebelumnya, functional backlog adalah jenis yang memberi penjelasan mendetail tentang suatu kebutuhan dalam proses pengembangan. 

Umumnya, functional backlog dilakukan melalui user story untuk memvisualisasikan bagaimana sistem akan digunakan. 

Oleh karena itu, penjelasannya menggunakan 3 komponen utama, yaitu: 

• Who (siapa yang melakukan)
• What (aksi yang dilakukan)
• Why (dampak dari aksi tersebut).

Contoh: “Sebagai user, saya menggunakan Title & Meta Checker Tool by cmlabs, sehingga visualisasi metadata dapat dinavigasi secara akurat.”

3. Technical Debt

Technical debt adalah daftar tugas pada backlog yang muncul sebagai konsekuensi dari kualitas pekerjaan yang diluar ekspektasi. 

Artinya, fenomena ini biasanya muncul apabila produk telah diluncurkan sehingga jenis backlog technical debt selalu menjadi prioritas utama untuk dikerjakan. 

Perintah technical debt umumnya disampaikan secara ringkas dan jelas serta mencakup informasi perbaikan yang diperlukan.

Contoh: “Terjadi error saat ingin mengulang proses cek secara berturut-turut.”

Contoh Product Backlog yang Baik

Product backlog adalah bagian penting yang bukan hanya berperan sebagai sekadar daftar tugas. Beberapa karakteristik mendasar perlu diperhatikan untuk memastikan efektivitas dan kelancaran proses pengembangan.

Adapun contoh product backlog yang baik dan optimal antara lain:

• Disusun dengan bahasa yang sederhana, jelas, dan komprehensif untuk menghindari miskomunikasi antar anggota tim dengan berbagai peran. 
• Skala prioritas yang bijak dan mencerminkan kebutuhan bisnis, nilai produk, serta ekspektasi pengguna.
• Disusun berdasarkan kolaborasi dengan tim development untuk menetapkan prioritas.
• Daftar tugas memiliki urgensi dan tenggat waktu pengerjaan yang seimbang.
• Deskripsi User Story yang rinci.

Cara Membuat Backlog

Apabila Anda berniat memaksimalkan strategi pemasaran bisnis online, Anda tentu perlu memastikan proses pengembangan website atau web app berjalan baik terlebih dahulu. 

Untuk itu, diperlukan kolaborasi integratif dan berkelanjutan antar para anggota tim melalui product backlog. 

Berikut adalah panduan contoh product backlog dan cara membuatnya agar optimal. 

1. Menentukan Tujuan Produk (Product Goal)

Menyusun product backlog dapat dimulai dengan langkah krusial yaitu menentukan Product Goal. 

Product Owner berperan penting dalam langkah ini, karena data terkait kebutuhan bisnis (business needs) atau tujuan produk harus dipahami secara menyeluruh terlebih dahulu.

Untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis yang perlu dipenuhi atau masalah yang ingin diatasi, Anda bisa menganalisis:

• Masalah yang muncul dan perlu diselesaikan (problem to be solved).
• Mengajukan solusi yang sesuai sebagai langkah penyelesaian masalah (proposed solution).
• Menentukan kriteria kesuksesan solusi yang diajukan (success indicator).

2. Membuat Product Backlog Item (PBI)

Langkah selanjutnya dalam membuat backlog adalah menentukan PBI. Dalam proses ini, Anda harus mempertimbangkan sejumlah komponen utama PBI, di antaranya:

• Nomor PBI: Untuk membedakan PBI satu dan yang lainnya serta memudahkan pelacakan tugas. 
• Deskripsi PBI: Diuraikan berdasarkan jenis backlog seperti yang dijelaskan sebelumnya. 
• Nilai Bisnis: Manfaat yang diperoleh setelah solusi berhasil diimplementasikan. 
• Bobot: Tingkat kesulitan pengerjaan, umumnya ditentukan oleh tim developer.

3. Menentukan Urutan Prioritas

Langkah selanjutnya adalah menetapkan urutan prioritas. Ini adalah tahapan kritis untuk memastikan tim dapat fokus pada pekerjaan. 

Untuk menentukan skala prioritas, Anda dapat mengamati Business Value Analysis.  Artinya, PBI diurutkan mulai dari yang memiliki value tertinggi hingga terendah. 

4. Menentukan Sprint Velocity

Setelah PBI memiliki urutan prioritas dan estimasi bobot, langkah selanjutnya dalam menyusun backlog adalah menentukan sprint velocity, yaitu jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam satu sprint.