Virtual Assistant: Definisi, Tugas dan Skill yang Dibutuhkan

Apa itu Virtual Assistant?

Pernahkah Anda mendengar tentang profesi yang satu ini? Era perkembangan teknologi digital terbukti mempermudah banyak individu yang mencari fleksibilitas dalam berkarir. Salah satunya dibuktikan dengan keberadaan profesi virtual assistant. Namun, tahukah Anda apa itu virtual assistant?

Virtual assistant adalah profesi yang berkembang pesat di era digital dan teknologi informasi. Profesi ini juga terbukti selalu dicari oleh perusahan dengan berbagai skala.

Seorang visual assistant adalah profesional yang bekerja untuk memberikan berbagai layanan administratif, manajerial, dan teknis kepada klien mereka melalui internet dan komunikasi virtual lainnya. 

Seorang virtual assistant (VA) umumnya bekerja dari jarak jauh, tanpa harus hadir fisik di kantor klien. 

Profesional di bidang ini memanfaatkan teknologi seperti email, telepon, video conference, dan perangkat lunak kolaborasi online untuk berkomunikasi dan bekerja sama dengan klien mereka. 

Hal ini memungkinkan fleksibilitas yang tinggi dalam menjalankan pekerjaan mereka dan memungkinkan klien untuk mengakses keahlian yang mereka butuhkan tanpa harus menyediakan ruang kerja fisik.

Oleh karena itu, profesi ini semakin diminati oleh banyak perusahaan dan pegiat bisnis karena terbukti efisien dan efektif. 

Tugas Virtual Assistant

Seorang virtual assistant adalah profesional dengan ruang lingkup tanggung jawab yang luas karena mampu melaksanakan berbagai tanggung jawab dalam menjalankan bisnis maupun keperluan pribadi dari klien mereka. 

Apabila Anda tertarik untuk menjadi seorang asisten virtual, maka berikut adalah beberapa tugas virtual assistant yang perlu Anda ketahui. 

1. Administrasi Umum

Administrasi umum adalah bagian penting dari operasi bisnis yang seringkali memerlukan ketelitian tinggi. Dalam hal ini, seorang VA dapat membantu mengelola tugas-tugas administrasi umum dengan menjadwalkan pertemuan, mengatur agenda, hingga mengelola email. 

2. Manajemen Proyeksi 

Manajemen proyek adalah salah satu tugas yang harus dilakukan oleh seorang VA. Dalam hal ini, tugas virtual assistant adalah mengatur dan mengawasi proyek-proyek dari awal hingga akhir. 

VA dapat membantu klien dalam merencanakan proyek, mengatur tugas-tugas, mengawasi tenggat waktu, serta berkoordinasi dengan anggota tim atau vendor lainnya guna memastikan proyek berjalan dengan lancar sesuai rencana.

3. Melakukan Riset dan Analisis data

Seorang VA juga bertanggung jawab untuk membantu klien dalam mengurus database. Tanggung jawab ini juga mencakup aktivitas mengumpulkan, mengorganisir, menganalisis, merestorasi data serta memeriksa akurasi data-data tersebut. 

4. Mengelola Media Sosial

Media sosial adalah salah satu strategi penting dalam upaya digital marketing dan meningkatkan brand awareness. 

Seorang VA bertanggung jawab aktif dalam mengelola media sosial. Mereka harus mampu merencanakan, membuat, dan menjadwalkan posting di berbagai platform seperti Facebook, Twitter, Instagram, maupun LinkedIn. 

Mereka juga dapat berinteraksi dengan pengikut, memantau tanggapan, dan melaporkan kinerja kampanye.

5. Pelayanan Pelanggan/Customer Service

Bagi virtual assistant yang bekerja di ruang lingkup bisnis suatu perusahaan, maka membangun hubungan baik dengan pelanggan adalah salah satu kunci keberhasilan dalam strategi bisnis. 

VA dapat berperan aktif menjawab pertanyaan pelanggan, menangani keluhan, atau memberikan dukungan melalui berbagai saluran komunikasi seperti email, obrolan online, atau telepon. 

Hal ini membantu meningkatkan kepuasan pelanggan dan mempertahankan basis pelanggan yang setia.

7. Mengelola Pesan 

Tanggung jawab selanjutnya adalah mengelola perpesanan seperti email. Dalam hal ini, seorang VA bertugas mengidentifikasi email yang perlu diutamakan serta menjawab pesan-pesan yang tidak memerlukan perhatian langsung dari klien. 

Mereka juga dapat mengorganisir email berdasarkan kategori atau proyek, sehingga klien dapat lebih mudah menavigasi melalui pesan-pesan mereka.

8. Pembukuan

Seorang VA juga bertanggung jawab dalam mencatat segala transaksi keuangan yang dilakukan oleh perusahaan atau klien. 

Virtual assistant harus mencatat semua transaksi keuangan harian, seperti pemasukan, pengeluaran, serta laporan transaksi bank. 

Selain itu, VA juga bertugas melakukan rekonsiliasi bank, yaitu memastikan bahwa catatan transaksi dalam buku kas cocok dengan laporan bank, guna mengidentifikasi perbedaan atau ketidakcocokan yang perlu diatasi.

Cara Menjadi Virtual Assistant

Jika Anda tertarik untuk menempuh karir di ranah ini, maka terdapat beberapa skill yang perlu dilatih sejak dini, antara lain:

• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tulisan.
• Memiliki pemahaman terkait sejumlah aplikasi komunikasi online.
• Mampu mengelola proyek secara online.
• Menguasai berbagai macam jenis perangkat lunak, salah satunya Microsoft Office.
• Mampu mengoperasikan berbagai jenis media sosial.

Apabila Anda merasa poin-poin di atas sudah terpenuhi, maka cara menjadi virtual assistant selanjutnya adalah:

• Identifikasi Keahlian Anda: Apakah Anda memiliki keahlian administratif, penulisan, manajemen proyek, atau keahlian khusus lainnya yang bisa Anda tawarkan kepada klien?
• Tentukan Niche: Pilih bidang atau niche di mana Anda ingin bekerja sebagai VA, baik pemasaran digital, manajemen media sosial, pembukuan, atau bidang lain yang Anda minati.
• Susun Portofolio: Pastikan portofolio yang Anda buat mencerminkan keahlian dan pekerjaan Anda lakukan sebelumnya dengan jelas.
• Tingkatkan Kemampuan Sosialisasi: Anda harus fokus pada upaya membangun hubungan yang kuat dan saling menguntungkan. Untuk itu, dengarkanlah kebutuhan klien, komunikasikan dengan baik, dan berikan layanan yang berkualitas.
• Pelajari Kompetensi Dasar Penguasaan IT: Profesional di bidang ini diharap memiliki pemahaman dasar seputar IT. 

Kelebihan dan Kekurangan dari Virtual Assistant

Profesi virtual assistant adalah pekerjaan yang semakin populer dalam era digital ini. Sebelum Anda memutuskan apakah ingin menjadi seorang virtual assistant, penting untuk memahami kelebihan dan kekurangan yang terkait dengan profesi ini. Berikut beberapa di antaranya:

Kelebihan

• Fleksibilitas Waktu: Sebagai seorang VA, Anda dapat bekerja dari mana saja dengan koneksi internet. Selain itu, Anda juga memiliki kendali penuh atas jadwal Anda, sehingga dapat menciptakan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.
• Keragaman Tugas: Profesi VA mencakup beragam tugas, seperti manajemen email, penjadwalan, penulisan, analisis data, pemasaran online, sehingga memungkinkan Anda memilih bidang sesuai dengan minat dan keahlian.
• Klien yang Beragam: Anda dapat bekerja dengan berbagai jenis klien, mulai dari pengusaha atau perusahaan besar sehingga dapat memperluas jaringan karena mampu belajar dari berbagai industri.
• Penghasilan yang Menjanjikan: VA adalah profesi dengan potensi penghasilan yang menjanjikan, terutama jika Anda bekerja untuk perusahaan internasional.

Kekurangan

• Isolasi Sosial: Karena Anda bekerja secara virtual, Anda mungkin merasa terisolasi secara sosial karena minimnya interaksi langsung dengan rekan kerja.
• Tidak Ada Jaminan Pendapatan Stabil: Pendapatan seorang VA bisa tidak stabil. Terkadang Anda mungkin memiliki banyak klien, sementara pada saat lain Anda mungkin mengalami penurunan pekerjaan. Anda harus dapat mengelola keuangan Anda dengan bijak.
• Kompetisi Tinggi: Pasar VA sangat kompetitif, terutama untuk pekerjaan dalam bahasa Inggris. Untuk itu, Anda perlu terus mengembangkan keterampilan dan membangun portofolio yang kuat untuk bersaing dengan VA lainnya.