Mail Merge: Pengertian, Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya

Apa itu Mail Merge?

Mail merge adalah fitur yang bisa Anda temukan pada sebagian besar aplikasi pengolah kata dan data. Dengan mail merge, Anda dapat mengirimkan surat atau dokumen penting dengan isi yang sama ke banyak penerima sekaligus. 

Istilah mail merge juga sering disebut sebagai surat massal. Paslanya, beberapa contoh mail merge dapat Anda temukan pada pembuatan dokumen penagihan atau surat undangan.

Pada beberapa kasus, mail merge juga dapat diterapkan pada berbagai konteks bisnis, seperti pembuatan faktur, sertifikat, atau bahkan email massal sebagai media promosi. 

Komponen Mail Merge

Setelah mengetahui apa itu mail merge, selanjutnya Anda perlu mengetahui apa saja komponen yang ada di dalam fitur ini. Adapun komponen mail merge adalah:

• Data Source: Database berupa spreadsheet, daftar kontak, informasi nama, alamat, nomor telepon, dan lainnya. Digunakan untuk mengisi variabel kosong dalam dokumen utama. 
• Main Document: Dokumen dalam format teks yang digunakan sebagai template mail merge.
• Merge Fields: Ruang kosong di dalam dokumen utama yang akan diisi dengan data dari data source. 
• Filtering Criteria: Dapat dimanfaatkan jika Anda hanya ingin membuat surat berdasarkan kriteria tertentu, seperti lokasi atau gender.  
• Merge Settings: Berisi opsi untuk mengatur pengurutan data, format tanggal, dan opsi lain yang memengaruhi tata letak dan penataan dokumen.

Fungsi Mail Merge

Mail merge adalah fitur yang biasanya terdapat dalam program pengolah kata seperti Microsoft Word atau Excel. 

Secara umum, fungsinya adalah mempermudah pembuatan dokumen massal dengan isi yang seragam serta memungkinkan pengiriman dokumen kepada banyak penerima sekaligus. 

Adapun fungsi mail merge adalah: 

1. Membuat Banyak Dokumen/Surat dengan Isi yang Sama

Mail merge adalah fitur yang bisa Anda manfaatkan untuk membuat banyak dokumen atau surat dengan isi yang sama secara otomatis. 

Sebagai contoh, jika Anda memiliki daftar nama dan alamat penerima, mail merge dapat menggantikan informasi penerima tersebut ke dalam dokumen tanpa perlu menulis ulang setiap dokumen secara manual.

Dengan mail merge, Anda dapat memastikan konsistensi isi dokumen. Pasalnya, semua salinan dokumen akan mengandung informasi identik guna mengurangi risiko human error.

2. Mengirimkan Dokumen ke Banyak Penerima Sekaligus

Manfaat lainnya dari mail merge adalah untuk mass mailing. Artinya, Anda dapat menggunakan fitur ini untuk mengirimkan dokumen ke banyak penerima sekaligus. 

Namun, meski dokumen dasarnya sama, mail merge tetap memungkinkan personalisasi dengan memasukkan data yang berbeda untuk setiap penerima secara otomatis.

3. Menghemat Waktu dan Sumber Daya

Fungsi mail merge yang paling utama adalah untuk menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi proses pembuatan serta pengiriman dokumen. 

Dengan mail merge, pekerjaan yang sebelumnya membutuhkan waktu berjam-jam jika diselesaikan secara manual dapat dilakukan secara otomatis dengan cepat dan efisien.

Contoh Mail Merge

Salah satu ciri utama mail merge adalah memiliki isi yang sama namun ditujukan kepada banyak penerima berbeda sekaligus. 

Untuk mencapai hal tersebut, Anda perlu menyusun dokumen inti atau main document terlebih dahulu. 

Agar nama penerima bisa dipersonalisasi berdasarkan user database, Anda dapat memasukkan format-format tertentu. 

Perhatikan salah satu contoh mail merge di bawah ini: 

Langkah-Langkah Membuat Mail Merge

Memahami apa itu mail merge saja tidaklah cukup. Untuk meningkatkan efisiensi kinerja bisnis, Anda perlu mempelajari cara mail merge yang benar pada beberapa platform terkemuka. 

Untuk itu, pastikan Anda menyimak langkah-langkah membuat mail merge di bawah ini. 

1. Cara Mail Merge di Microsoft Excel

Anda bisa memanfaatkan Microsoft Excel untuk membuat sumber data yang nantinya akan berguna selama proses mail merge. Berikut langkah-langkahnya: 

• Buatlah dokumen data source. Sumber ini harus didasarkan pada kebutuhan Anda, sehingga harus dibuat secara manual. Data source dapat berupa nama penerima, alamat, dan lain sebagainya.
• Pastikan data tersusun dengan rapi dalam kolom-kolom terpisah untuk memudahkan pengolahan selama mail merge.
• Setelah menyusun data source, simpan dokumen Excel tersebut dalam format CSV (Comma-Separated Values) untuk memastikan kompatibilitas data dengan mail merge di Microsoft Word.

2. Cara Mail Merge di Microsoft Word

Jika Anda ingin menggunakan Microsoft Word, maka cara membuat mail merge adalah sebagai berikut: 

• Buka dokumen utama (main document). 
• Buatlah isi main document sesuai kebutuhan Anda. Main document dapat berupa surat, undangan, dan lainnya. 
• Gabungkan data source (yang sudah dibuat di Microsoft Excel) dengan main document. 
• Pilih menu “Mailing” pada Microsoft Word.
• Klik “Start Mail Merge”. Pilih menu sesuai kebutuhan Anda (beberapa pilihan yang disediakan: Letters, E-mail Messages, Labels, Envelopes, dan Directory). 
• Pilih menu “Select Recipient” > klik “Use Existing List”. 
• Masukkan data source yang sebelumnya sudah dibuat di Excel. 
• Atur tata letak dokumen. 
• Pratinjau dokumen sebelum disimpan atau dicetak.

3. Cara Mail Merge di Google Docs

Selain di Microsoft Word, Anda juga bisa membuatnya di Google Docs. Ikuti tahapan berikut. 

• Siapkan data source (di dalam Excel atau Spreadsheet).
• Di Google Docs, Anda bisa menggunakan berbagai jenis template dokumen. Pilihlah yang sesuai. 
• Kosongkan placeholders; Nama Perusahaan, Alamat, Nama Penerima, dan lain-lain. 
• Instal add-ons bernama MailMerge. Klik tab menu Extension > pilih Add-on > klik Dapatkan Add-on. 
• Ketik MailMerge di kolom pencarian lalu tekan Enter.
• Pilih MailMerge dari Quicklution lalu install. 
• Setelah tampilan MailMerge muncul di sisi kanan, pilih data source Anda. 
• Atur placeholder lalu klik Merge. 
• Apabila muncul notifikasi surat yang akan di-merge, klik Yes.