DBMS: Definisi, Fungsi, Jenis, Kelebihan, dan Kekurangannya

Apa itu DBMS?

DBMS adalah akronim dari Database Management System, sebuah software yang biasa digunakan untuk pengelolaan dan organisir data. 

Software ini berfungsi untuk memfasilitasi pembuatan, penyimpanan, pengambilan, pembaruan, dan penghapusan data dalam database. 

Melalui DBMS, pengguna bisa berinteraksi dengan data dengan cara yang lebih terstruktur dan efisien.

Fungsi DBMS

DBMS adalah software yang memiliki berbagai fungsi penting untuk mengelola data dalam sebuah database. 

Dengan bantuan DBMS, brainware dapat mengelola data dengan lebih efisien, menghindari duplikasi, hingga meningkatkan keamanan data. 

Adapun beberapa fungsi utama dari DBMS adalah:

1.  Akses Administrasi Data

Salah satu fungsi paling dasar dari DBMS adalah memberikan akses administratif terhadap data. 

Keberadaan DBMS membantu pengguna untuk membuat, membaca, memperbarui, dan menghapus data dari database dengan menggunakan bahasa query seperti SQL (Structured Query Language). 

2. Keamanan Data

Salah satu komponen penting yang terdapat pada DBMS adalah database engine. Komponen ini berfungsi untuk mengatur izin akses data kepada pengguna.

Dengan begitu, hanya pengguna yang diizinkan yang dapat mengakses data sensitif atau melakukan perubahan pada database. 

Selain itu, DBMS juga menerapkan metode autentikasi dan otorisasi untuk memverifikasi identitas pengguna sebelum memberikan akses ke data.

3. Sentralisasi Data

Dengan menggunakan DBMS, data akan disimpan secara terpusat sehingga dapat diakses oleh berbagai tim dalam sebuah perusahaan. 

Cara ini sangat memudahkan sejumlah pengguna untuk melakukan akses data dari lokasi yang berbeda-beda sehingga meningkatkan tingkat efisiensi.

Selain itu, cara ini juga mampu meminimalisir duplikasi data yang tidak perlu serta memastikan data tetap konsisten dan akurat.

Manfaat DBMS

DBMS memiliki manfaat yang signifikan dalam mengelola data, mulai dari pengaksesan, penyimpanan, pengelolaan, dan analisis dengan lebih efisien dan efektif. 

Di samping itu, software ini masih mempunyai beberapa manfaat lain, di antaranya:

1.  Meningkatkan Sharing dan Keamanan Data

DBMS adalah software yang dapat membantu pengguna untuk berbagi data secara terpusat dan terkoordinasi. 

Meskipun data pada DBMS dapat dibagikan dengan mudah, tetapi akses terhadap data tersebut bisa diatur dengan tingkat keamanan yang sesuai. 

Izin akses akan diberikan berdasarkan peran dan tanggung jawab pengguna, sehingga hanya brainware berwenang yang dapat mengakses data sensitif. 

2. Mengintegrasikan Data

Sebuah perusahaan biasanya mempunyai data yang tersebar di berbagai sistem dan departemen. 

Melalui DBMS, data-data tersebut dapat  diintegrasikan ke dalam satu database yang terpusat. Hal ini membantu menghindari duplikasi data dan memastikan data yang digunakan tidak berbeda satu sama lain. 

3. Memastikan Data Konsisten dan Handal

Inkonsistensi data berpotensi terjadi ketika terdapat beberapa versi data yang berbeda dalam suatu perusahaan. 

Dalam hal ini, menggunakan DBMS adalah solusi yang tepat untuk mengatasi inkonsistensi data. Pasalnya, software ini mampu memastikan data tetap konsisten dan akurat.

Selain itu, pembaruan data dengan DBMS juga dilakukan dalam satu tempat/sumber sehingga meminimaliris adanya potensi duplikasi atau inkonsistensi dalam data. 

4. Memastikan Data Mematuhi Peraturan Privasi

DBMS memiliki pengaturan izin dan akses yang ketat, sehingga data sensitif atau pribadi hanya diakses oleh pihak berwenang. 

Hal ini membantu organisasi memenuhi persyaratan peraturan privasi seperti GDPR (General Data Protection Regulation). 

5. Meningkatkan Produktivitas

Keberadaan data yang tersedia dalam satu tempat membuat pengguna tidak perlu mencari informasi dari berbagai sumber.

Cara ini juga dapat membantu dalam mengakses data dengan cepat dan mudah, sehingga bisa menghemat waktu dan energi serta meningkatkan produktivitas. 

6. Membantu Decision Making

DBMS adalah software yang menyediakan framework untuk memfasilitasi inisiatif kualitas data.

Kelebihan ini juga dapat mendukung prosedur manajemen data menjadi lebih baik. 

Hasilnya, pengguna bisa mendapatkan informasi berkualitas, sehingga proses decision making dapat menjadi lebih baik dan berdasar.

Jenis DBMS

Seiring berkembangnya teknologi di era digital seperti sekarang, terdapat beberapa jenis DBMS yang dirancang untuk sejumlah keperluan dan tugas tertentu.

Adapun beberapa jenis DBMS yang umum digunakan, yaitu:

1.  Relational Database Management System (RDBMS)

Dibandingkan dengan jenis DBMS lainnya, Relational DBMS adalah jenis yang paling umum digunakan.

Salah satu keunggulan RDBMS adalah mempunyai user interface yang user-friendly dan menggunakan data terstruktur dalam model tabel relasional.

Untuk menggunakan DBMS ini, diperlukan bahasa query seperti SQL agar bisa berinteraksi dengan database.

2. Document Database Management System (DoDBMS)

DoDBMS adalah software yang dirancang untuk menyimpan dan mengelola data kompleks seperti JSON, XML, BSON, dan format dokumen lainnya. 

Setiap data di dalam DoDBMS memiliki struktur yang lebih bebas dan berbeda dari satu sama lain. 

Jenis DBMS ini biasanya menggunakan MongoDB Query Language untuk menjalankan operasi database.

3. Columnar Database Management System (CDBMS)

Columnar DBMS adalah jenis DBMS yang dirancang untuk mengelola data dalam format kolom. 

Melalui penggunaan format kolom, CDBMS menyediakan pembacaan data secara efisien dan pemrosesan analitik yang cepat.

Oleh karena itu, jenis DBMS ini sangat cocok untuk analisis data dan aplikasi yang memerlukan pembacaan dan analisis secara efisien dalam waktu singkat. 

Kelebihan dan Kekurangan DBMS

Seperti halnya teknologi lain, DBMS juga memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu diperhatikan.

Berikut penjelasan lengkapnya:

1.  Kelebihan

DBMS memiliki berbagai kelebihan dalam pengelolaan data. Berikut beberapa di antaranya:

1. Struktur terorganisir: DBMS mempunyai penyimpanan data dalam struktur terorganisir. Hal ini membuat pengelolaan data menjadi lebih efisien dan terstruktur. 
2. Keamanan data: DBMS menyediakan kontrol akses yang kuat untuk mengatur hak akses dan melindungi data sensitif. 
3. Skalabilitas: Jika terdapat pertumbuhan sistem yang membutuhkan penambahan kapasitas penyimpanan atau pemrosesan, DBMS dapat melakukan hal tersebut tanpa mengganggu operasi yang sedang berjalan. 
4. Pemulihan Data: Apabila terdapat data yang yang hilang maupun rusak akibat kegagalan sistem atau kesalahan manusia, DBMS menyediakan mekanisme pemulihan data tersebut. 

2.  Kekurangan

Meski menawarkan berbagai kelebihan, DBMS terkadang masih memiliki sejumlah kekurangan dalam implementasinya, seperti:  

1. Biaya: Implementasi dan pemeliharaan DBMS cenderung membutuhkan biaya yang cukup tinggi.
2. Kompleksitas: DBMS adalah software yang memiliki kompleksitas tinggi dan membutuhkan waktu lama untuk mempelajarinya. 
3. Performa: Performa DBMS dipengaruhi oleh ukuran dan kompleksitas data. Pada beberapa kasus, software ini bisa menyebabkan penurunan performa saat data terkumpul secara signifikan.