Mailing List: Definisi, Fungsi, Jenis & Cara Membuatnya

Mailing list adalah sebuah konsep yang dapat meningkatkan efisiensi komunikasi agar semakin terstruktur di era kemajuan digital seperti sekarang.

Pasalnya, mailing list memungkinkan pengiriman pesan kepada seluruh anggota grup dalam satu waktu. 

Karena dapat mengirimkan pesan kepada banyak penerima sekaligus, mailing list adalah konsep yang perlu Anda ketahui sebaik mungkin, terlebih apabila Anda adalah pegiat bisnis yang membutuhkan media berbagi informasi secara efisien.

Di era serba digital seperti sekarang, membangun komunitas daring yang kuat bagai menjadi fondasi utama dalam ruang lingkup komunikasi. Untuk itu, mailing list hadir sebagai sebuah solusi sempurna untuk meningkatkan efesiensi komunikasi antar tim. 

Namun, bagaimanakah cara membuat mailing list agar dapat berfungsi dengan maksimal? Lalu, apa saja jenis mailing list yang bisa dimanfaatkan? Untuk menemukan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, simak tuntas ulasan berikut ini!

Apa itu Mailing List?

Di Indonesia, mailing list kerap disebut sebagai “Milis”. Mailing list adalah sebuah layanan yang dapat meningkatkan efektivitas komunikasi karena mampu mengirimkan email ke banyak orang dalam sebuah kelompok. 

Istilah mailing list pastinya sangat akrab di telinga para pegiat bisnis maupun orang-orang yang berkecimpung di ruang lingkup komunikasi antar tim. Pasalnya, mailing list adalah komponen utama dalam aktivitas berbagi informasi, ide, dan diskusi melalui email. 

Dengan keberadaan mailing list, sebuah grup pengguna atau komunitas tertentu dapat terhubung dengan mudah dan meningkatkan efektivitas pertukaran informasi dalam ruang lingkup tertentu.

Mailing list adalah daftar alamat email yang terorganisir dalam suatu grup yang memungkinkan setiap anggota mengirim email ke alamat list tersebut untuk didistribusikan secara otomatis kepada semua anggota do dalam list. 

Secara keseluruhan, mailing list sangat mempermudah pertukaran informasi karena Anda tidak perlu mengirimkan pesan kepada setiap anggota secara individual.

Fungsi Mailing List 

Selain mempelajari apa itu mailing list, Anda juga perlu mengetahui berbagai fungsi mailing list dalam operasional bisnis dan komunikasi secara umum. Berikut adalah beberapa fungsi mailing list yang dapat membantu memaksimalkan kinerja Anda.

1. Mendukung Strategi Promosi

Tahukah Anda bahwa mailing list adalah komponen komunikasi yang juga dapat mendukung strategi promosi bisnis Anda? 

Mailing list dapat mendukung aksi kampanye pemasaran karena Anda dapat mengirimkan email kepada pelanggan, melalui database yang telah dikumulasi sebelumnya, untuk mengumumkan peluncuran produk atau layanan baru hingga kampanye promosi besar-besaran.

Selain meningkatkan efisiensi promosi, mailing list juga dapat menargetkan penerima agar lebih tepat sasaran. 

Dengan mailing list, Anda bisa memaksimalkan strategi marketing dengan memastikan bahwa penerima email merupakan audiens yang benar-benar memiliki ketertarikan terhadap produk/jasa yang Anda tawarkan.

2. Menjadi Opsi Forum Diskusi Antar Tim

Karena kemampuannya mencakup pengiriman pesan kepada banyak anggota sekaligus, mailing list adalah metode yang kerap digunakan untuk mendukung diskusi antar anggota suatu kelompok.

Salah satu fungsi yang paling dirasakan dari mailing list adalah pengguna dapat mengirim pertanyaan, menyampaikan pendapat, atau berpartisipasi dalam diskusi mendalam mengenai topik tertentu. 

Sehingga metode komunikasi online ini menciptakan ruang baru untuk pertukaran ide, penyelesaian masalah, dan pengembangan gagasan melalui interaksi anggota yang bervariasi.

3. Menyebarluaskan Informasi dengan Cepat dan Terarah

Mailing list adalah konsep yang memfasilitasi pertukaran informasi secara efisien antara sesama anggota kelompok atau komunitas.

Dengan mailing list, Anda dapat menyebarkan informasi, pengumuman, atau berita terkini dengan cepat dan terarah tanpa perlu mengirimnya satu-persatu kepada masing-masing anggota tim secara individual.

Hal ini sangat bermanfaat untuk berbagi berita terkini, pengumuman, atau perkembangan terbaru yang relevan dengan fokus kelompok.

Jenis Mailing List 

Setelah menelusuri apa itu mailing list dan fungsinya di ranah komunikasi, Anda juga perlu mengetahui jenis-jenis mailing list yang sering digunakan. Berikut adalah penjelasan selengkapnya. 

1. Discussion List

Discussion mailing list adalah jenis yang memungkinkan anggotanya untuk berpartisipasi dalam diskusi kelompok melalui email secara dua arah. 

Salah satu tujuan utama dari jenis satu ini adalah memfasilitasi pertukaran gagasan, informasi, dan pengalaman antar anggota di suatu komunitas karena dapat bertukar pesan di waktu yang bersamaan.

Cara Kerja:

• Anggota mengirim email ke alamat email khusus list untuk didistribusikan ke semua anggota.
• Diskusi bisa menjadi topik umum atau terfokus pada subjek tertentu.
• Terdapat moderator yang bertugas memastikan kesopanan dan kepatuhan terhadap aturan list.

2. Response List

Response mailing list adalah jenis yang dirancang khusus untuk memfasilitasi tanggapan terhadap permintaan, pertanyaan, atau pemintaan bantuan dari anggota list.

Meski tipe ini juga memungkinkan komunikasi dua arah, namun respon yang diperbolehkan umumnya sudah ditentukan sebelumnya. 

Sebagai contoh, apabila suatu bisnis meluncurkan produk baru dan ingin mengetahui minat audiens, maka jenis response list bisa digunakan untuk mengetahui jawaban “ya” atau “tidak” dari berbagai sudut pandang.

3. Announcement List

Sama seperti namanya, announcement mailing list adalah jenis yang memfasilitasi pengiriman berita/informasi satu arah kepada anggota tanpa perlu tanggapan.

Jenis mailing list ini sering digunakan untuk menyampaikan berita, pengumuman produk, atau informasi penting kepada seluruh anggota di suatu komunitas.

Contoh Mailing List 

Sebagai layanan email yang berfungsi untuk menyampaikan, menerima, dan mengelola informasi secara efisien dalam kelompok, mailing list adalah konsep yang berlaku dalam dua layanan pesan elektronik (email) seperti Yahoo dan Gmail. 

• Mailing list Yahoo: Contoh mailing list Yahoo menyediakan fitur yang memungkinkan pengguna membuat dan mengelola daftar kontak untuk pengiriman email secara bersamaan. 
• Mailing list Gmail: Secara umum, Google Groups adalah contoh mailing list dari Google yang menyediakan forum diskusi bagi orang-orang dengan minat serupa. 

Cara Membuat Mailing Untuk Bisnis

Setelah tahu apa itu mailing list, mari perluas wawasan Anda dengan mempelajari cara membuat mailing list secara menyeluruh. Berikut langkah beserta penjelasannya. 

1. Buat Email Bisnis

Langkah awal yang perlu Anda lakukan untuk membuat mailing list adalah memilih platform email bisnis yang sesuai dengan kebutuhan Anda. 

Apabila bisnis Anda masih belum memiliki nama domain, maka Anda harus mendaftarkannya terlebih dahulu agar meningkatkan kesan profesional di mata pelanggan. 

Setelah itu, buatlah akun email bisnis dengan nama yang mudah diingat dan mencerminkan identitas bisnis Anda.

2. Akses cPanel

Jika sudah berhasil membuat email, maka langkah selanjutnya dalam membuat mailing list adalah mengakses cPanel.

Anda dapat memulai proses ini dengan mengakses URL seperti contoh berikut: http://[namadomainAnda.com]/cpanel/. Setelah itu, masukkan nama pengguna (username) dan kata sandi (password) untuk masuk ke cPanel.

3. Pilih Opsi Mailing List 

Setelah Anda berhasil masuk ke cPanel, selanjutnya Anda hanya perlu menggulir layar ke bawah untuk menemukan menu Mailing List pada kategori Email. 

4. Lengkapi Data yang Dibutuhkan

Langkah selanjutnya dalam pembuatan mailing list adalah mengisi formulir data yang disediakan. Di dalamnya, Anda akan menemukan kolom untuk memasukkan nama untuk list serta password. 

Setelah melengkapi nama dan password, selanjutnya Anda perlu mengatur keamanannya melalui opsi Access Type:

• Opsi Public: Pelanggan yang mendaftar akan langsung masuk dalam list Anda.
• Opsi Private: Pelanggan hanya bisa masuk apabila Anda telah menyetujuinya.

Setelah semua data berhasil dipenuhi, selanjutnya klik tombol Add. Tunggu beberapa saat hingga mailing list Anda siap dioperasikan.

4. Masukkan Database Email Pelanggan 

Agar Anda dapat mengirimkan informasi kepada banyak audiens sekaligus, Anda perlu menginput data email pelanggan Anda terlebih dahulu. Untuk itu, lakukan langkah berikut:

• Kembali ke menu Mailing List di cPanel.
• Klik opsi Current List, lalu klik Manage. 
• Pilih opsi Membership Management lalu klik Mass Subscription. 
• Masukkan email pelanggan secara manual atau melalui import langsung dari file komputer. 
• Simpan perubahan dengan klik opsi Submit Your Changes. 

Demikian penjelasan lengkap mengenai apa itu mailing list, mulai dari definisi, jenis, hingga cara pembuatannya apabila Anda ingin meningkatkan efektivitas strategi digital marketing. 

Selain memaksimalkan komunikasi melalui konsep mailing list, Anda juga perlu memperhatikan banyak aspek lain yang dapat mendukung kesuksesan bisnis di era digital.

Sebagai contoh, untuk memperluas brand awareness produk/layanan bisnis, Anda perlu mempertimbangkan pentingnya strategi SEO dalam digital marketing agar dapat mendominasi SERP saat pelanggan mencari search intent sesuai niche bisnis Anda. 

Selain itu, maksimalkan juga penampilan website Anda agar semakin terlihat profesional di mata pelanggan. 

Jika Anda membutuhkan bantuan tim profesional untuk memerdekakan bisnis Anda di ruang lingkup digital, maka Jasa SEO dari cmlabs dapat membantu Anda mewujudkan tujuan-tujuan tersebut. Mari berkolaborasi dan segera hubungi Tim Marketing kami untuk meningkatkan pertumbuhan bisnis Anda!